سیستم سازی کسب و کار

فهرست مطالب

در این مقاله سعی داریم پیرامون یکی از مسائل مهم با عنوان “سیستم سازی” به بحث بپردازیم. سیستم سازی فقط در کسب و کار ها به کار نمی‌­آید و میتوان گفت در هر فعالیتی که گروهی از افراد برای رسیدن به هدفی تلاش میکنند. سیستم سازی میتواند مثمرثمر واقع شده و یاری­‌دهنده باشد. در ادامه این مقاله ما را همراهی کنید.

تعریف سیستم

اساسا سیستم مجموعه ای از عنصرهای به هم پیوسته است که خروجی­ مشخص دارد. در یک سیستم چندین فاعل معین وجود دارد که هر یک وظیفه‌­ی مشخصی را بر عهده دارند. تمامی فعالیت های اعضای سیستم در یک راستا صورت میگیرد و آن چیزی نیست جز رسیدن به هدف اصلی سیستم.

سیستم سازی در کسب و کار ها

منظور از سیستم سازی کسب و کار مجموعه ­ای از تمامی فعالیت هایی است که انجام میشود تا کسب و کار ما خودکار سازی شود. با اینکار فعالیت ها طوری پیش میروند که نیازی به دخالت مدیر یا رهبر مجموعه وجود ندارد. هدف از سیستم سازی این است که وابستگی به وجود رهبر و مدیر در مجموعه را کاهش پیدا کرده و مجموعه بتواند در نبود این افراد از عهده کارها بربیاید.

مقاله مرتبط : کوچینگ کسب و کار

اجزای سیستم کسب ‌و‌کار

افراد:

مجموعه ای از کسانی که در پیشبرد کسب و کار ما تاثیر گذار هستند مثل کارکنان.

اسناد:

اسناد مجموعه ای از چشم انداز ها، ماموریت ها، مزیت رقابتی و تمامی دستورالعمل هایی هستند که فرایند یک کسب و کار را توضیح میدهند.

ابزار:

منظور از ابزار مجموعه ­ای از تجهیزات هستند که باعث پیشرفت کسب و کارمان میشوند. مثل سامانه پیامکی، سایت مربوط به کسب و کار و سیستم های مورد نیاز برای پشتیبانی که قسمتی از ابزار کسب و کارمان را تشکیل میدهند.

تعریف علمی سیستم سازی

سیستم سازی ساخت و بهینه‌سازی اجزای سیستم برای کارکرد بهتر است. یعنی از افراد بهتر، کاراتر و قوی‌تر استفاده کنیم. تمام فعالیت‌ها و فرایندهای کسب‌و‌کار را ثبت کنیم و اسنادی تهیه کنیم که هر کسی مطابق آن‌ها بتواند کسب‌و‌کار را پیش ببرد. همچنین از ابزار و تجهیزات بهتر و حرفه‌ای‌تر استفاده کنیم تا سیستم ما بهتر کار کند.

نکته مهم:

نکته جالب آن است که شما احتمالا همین الان یک سیستم کسب‌و‌کار دارید. یعنی کارمندانی دارید و از تجهیزاتی مثل کامپیوتر، تلفن، فکس و … استفاده می‌کنید. همچنین برای انجام برخی کارها دستورالعمل‌هایی دارید که البته شاید جایی مکتوب نکرده‌اید و در ذهن شما و کارمندان ذخیره شده است! موضوع آن است که باید این سیستم را بهینه‌سازی کنید تا عملکرد بهتری داشته باشید.

اصول سیستم سازی در کسب و کار

در رابطه با اصول سیستم سازی در کسب و کار مواردی هستند که همیشه باید در اول کار مورد بررسی قرار گیرند که در ادامه مطالب توضیحات مربوط به این موارد را مشاهده میکنید:

هدف سیستم باید مشخص باشد.

همانگونه که در هنگام انجام هرکاری باید اهدافی را مشخص کنیم. در سیستم سازی کسب و کار نیز باید هدف داشته باشیم. معمولا اهدافمان باید شوق انگیز و زیرکانه باشند. همینطور بهتر است برنامه ریزی کنید و بدانید که چگونه میخواهید به هدفتان برسید. همه­ ی فرایند ها را باید زیر نظر داشته باشید. حتی برای سیستم سازی هم باید هدف و برنامه مشخصی در نظر بگیرید.

تفکر سیستمی داشته باشید.

منظور از تفکر سیستمی همان زیر نظر گرفتن مشکلات احتمالی و موجود در سازمان است. میتوانید این مشکلات را ریشه یابی کنید و همچنین سعی کنید به نحو احسن آنها را رفع کرده و از بزرگتر شدن این مشکلات ممانعت به عمل آورید.

نکاتی برای درک بهتر تفکر سیستمی:

• توجه کردن به اهداف نهایی کل سیستم.
• ریشه یابی کردن و داشتن دید عمیق درمورد مشکلات.
• کشف روابط متقابل بین اجزای سیستم و مسائل.
• صرف‌نظر کردن از بهینه‌سازی‌های جزئی و پراکنده.
• رعایت انسجام، تناسب در دیدن، فکر کردن و عمل کردن در کسب و کار.
• داشتن دید هلیکوپتری و داشتن دید از کل سیستم، اجزا و ارتباطات بین اجزا.
• زیر نظر داشتن دیگر مجموعه های موفق، جوامع و کسب‌وکار ها برای الگوبرداری.

با توجه به نکات بالا، هر تغییری که در سازمان یا مجموعه به وجود می­آید باید به گونه­ای باشد که زیانی به اهداف کلی سیستم وارد نکند. باید تمامی اجزای سیستم یعنی کارکنان مجموعه، با هم برای تحقق اهداف به صورت یکپارچه و تیمی تلاش کنند تا در فعالیت­ ها اختلال ایجاد نشده و در نهایت سیستم سازی بصورت صحیح انجام شود.

از قدرت روتین‌ها و دستورالعمل‌های نجات بخش استفاده کنید.

با توجه به آنچه پیرامون تفکر سیستمی گفته شد. میتوانید فرایند های مناسب کسب و کار خود را پیدا کرده، برنامه ریزی کنید و مرحله به مرحله در پی اجرای آنها برآیید. منظور از فرایند سازی یعنی عملیاتی که با توجه به منابعی مشخص، یک خروجی معین به‌دست دهد. معمولا این فرایند ها در اغلب سازمان ها تکراری و در عین حال پر اهمیت هستند.

تیم‌سازی کنید و اصول کار تیمی را به‌کار ببندید.

داشتن افرادی که روحیه کار تیمی دارند برای کسب و کار ها بسیار مفید است. کارمندان یک مجموعه بخشی از سیستم کسب و کار هستند و مهم تر این که، باید به صورت یک تیم، همیشه کارها را به جلو پیش ببرند. برای این کار باید افرادی را که روحیه ای همسان دارند کنار هم قرار داد تا بتوانند دستورالعمل ها را بهتر اجرا کنند.

از ابزارها استفاده کنید تا کارها ساده‌تر شود.

همانطور که در اوایل مقاله توضیحی مختصر درمورد ابزار لازم برایتان ارائه دادیم، استفاده از ابزار های مرتبط نیز بسیار مهم است. افراد باهوش معمولا سعی در استفاده از ابزار هایی دارندکه با کمک آنها میتوانند سریع­ترین خروجی را از کارها بگیرند. توان استفاده از ابزارهای مورد نیاز، در حقیقت یکی از معیارهای سنجش هوش و پیش‌بینی دوام و پایداری کار است.

مزایای سیستم سازی کسب و کار:

• مدیریت دانش لازم برای انجام وظایف
• کاهش خطای انسانی در انجام فرآیندها
• حفظ دستاوردهای سازمان در طول زمان
• معمولا مجموعه متکی به وجود رهبر و مدیر نخواهد بود
• دسترسی ساده به اطلاعات و امکان تجزیه و تحلیل داده‌ها برای سازمان
• تمرکز بیشتر مدیران در توسعه کسب و کار به جای کنترل بیش از حد فرآیندهای موجود

اشتباهات رایج در سیستم سازی کسب و کار:

همانند تمامی فعالیت­ های دیگر، در سیستم سازی کسب ­وکار نیز امکان وجود خطا محتمل است. به همین دلیل به چند مورد از متداول ترین اشتباهات سیستم سازی کسب و کار اشاره میکنیم:

• نداشتن برنامه‌ریزی استراتژیک
• مستندسازی نشدن سیستم‌ها
• عدم پیاده‌سازی سیستم‌ها
• کنار گذاشتن ارزیابی کمیتی
• انجام سیستم سازی به ‌تنهایی
• عدم وجود سیستمی متناسب با تمامی بخش‌ها و فرایندهای کسب‌وکار

نداشتن برنامه‌ریزی استراتژیک

همه ­ما اهداف مشخصی داریم به گونه ای که اغلب میدانیم هنگام انجام کاری چرا و برای چه هدفی آن کار را انجام میدهیم. داشتن برنامه ­ای منظم از کارهایی که میخواهیم در طول چند سال انجام دهیم میتواند به ما در انجام بهتر آنها کمک کند.

سیستم سازی کسب و کار نیز همانند بسیاری از کارهای دیگر اگر بدون برنامه ریزی انجام بشود باعث ایجاد عیب و نقص در مجموعه خواهد شد.

مستندسازی نشدن سیستم‌ها

حتما هنگامی که کسب و کاری را شروع میکنیم بایستی تمامی فرایند ها را مستند سازی و نیز بررسی کنیم. اگر یک کسب و کار فرایند سازی و مستند سازی نشده باشد به این معناست که این مجموعه سیستم سازی نشده است. تا زمانی که شما فرایند های مجموعه خود را مستند سازی نکنید نمیتوانید در یک روال خاص، کارهای خود را پیش برده و به دیگر کارکنان نیز آموزش های لازم را ارائه دهید.

عدم پیاده‌سازی سیستم‌ها

در سیستم سازی کسب و کار پیاده سازی یک امر ضروری است. در اینجا باید بدانید که مستند سازی فرایند ها به تنهایی کافی نیست و عدم پیاده سازی سیستم ها باعث شکست در مجموعه میشود. اکثر کسب و کار ها چه کسب و کارهای کوچک و چه بزرگ معمولا به دلیل وجود نقص در برنامه ریزی و اجرای به موقع تمامی برنامه ها با مشکل مواجه میشوند.

کنار گذاشتن ارزیابی کمیتی

معمولا یکی از مشخص ترین و مهم ترین کارها که مشخص میکند سیستم یا مجموعه شما واقعا موثر است. ارزیابی سیستم خودتان میباشد. منظور از ارزیابی سیستم، با نگاه دقیق تر به سیستم خود و بررسی برنامه ریزی ها است. با این کار میتوانید نتیجه بگیرید که همه ی کارهای انجام شده به نفع سازمان است یا خیر. شما اگر کیفیت سیستم خود را اندازه گیری نکنید هیچوقت نمیتوانید سیستم را به درستی مدیریت کرده و در نهایت مشکلات موجود را ارزیابی کنید.

انجام سیستم سازی به‌تنهایی

کسب و کار شما به مثابه تمامی دارایی شما است. شما با استفاده از سیستم سازی کسب و کار یک بخش استراتژیک برای کسب و کار خود ایجاد میکنید. سیستم سازی کسب و کار باعث میشود که کسب و کار شما بیشترین بازدهی را بدهد و درصد فروش شما خیلی بیشتر از قبل باشد. درحالی‌که شما به عنوان مسئول کسب و کار باید بدانید که سیستم سازی مسئول چشم‌انداز و جهت‌گیری کسب‌وکار است. همینطور کار توسعه، مستندسازی و پیاده‌سازی سیستم‌ها درنهایت یک کار گروهی بوده و تفویض اختیار و تنظیم دقیق کار، کلید اصلی یک سیستم سازی موفق است.

عدم وجود سیستمی متناسب با تمامی بخش‌ها و فرایندهای کسب‌وکار

اول کار شما باید انتظارات خودتان را از سیستم سازی کسب و کار بیابید. سپس به دنبال تهیه آنچه باشید که برای مجموعه شما لازم است. شما نمیتوانید یک مجموعه را خریداری کنید که همه ­ی نیاز هایش برطرف شده است تا بتوانید از جایی که باقی مانده است به کار ادامه دهید. همیشه باید برای به دست آوردن یک کسب و کار موفق اول از همه نیاز های سیستم را بررسی کنید. پس از این مرحله فرایند ها را زیر نظر داشته و بعد مشغول به کار شوید.