ماتریس آیزنهاور

فهرست مطالب

منظور از ماتریس آیزنهاور چیست؟

ماتریس آیزنهاور که با عنوان ماتریس فوری نیز آن را میشناسیم، یکی از پرکاربرد ترین ماتریس ها در زمینه مدیریت زمان است. افراد میتوانند به کمک این ماتریس تمامی کارهای خود را بنابر درجه اهمیت و ضرورت، اولویت بندی کرده و با برنامه ریزی هدفمند پیش بروند. مدیریت زمان خوب و در عین حال انجام تمام فعالیت های روزانه میتواند کمی چالش برانگیز باشد. برای مثال در طول روز، کارهایی پیش می آیند که فوری بوده و اهمیت بالایی نیز دارند! در این شرایط اتخاذ تصمیم صحیح برای انجام کارها میتواند سخت باشد. خبر خوب اینکه ماتریس آیزنهاور راه حل مشکل شما در چنین مواقعی است. اما آیزنهاور چه کسی است؟

آیزنهاور کیست؟

دوایت دی آیزنهاور سی و چهارمین رئیس جمهور آمریکا و یکی از ژنرال های 5 ستاره ای بود که محبوبیت بالایی بین مردم امریکا داشته است. آیزنهاور به عنوان موسس ناسا و سیستم بزرگراه بین ایالتی آمریکا، یکی از افراد و سیاست مدارهای قدرتمند تاریخ امریکا شناخته میشود. آیزنهاور به جنگ میان آمریکا و کره پایان داد و با برقراری اتحاد با کشور آلاسکا به جنگ روسیه رفت. همینطور آیزنهاور به مدت 12 سال به عنوان یکی از مردان تاثیر گذار و قدرتمند گلدن کلاب انتخاب شد.

ماتریس آیزنهاور برای چه افرادی مفید است؟

تمامی افرادی که در زندگی روزمره خود نیاز به یک برنامه منظم و تاثیرگذاری جهت مدیریت زمان دارند، با استفاده از ماتریس آیزنهاور به خواسته خود دست می یابند. ماتریس آیزنهاور از به وجود آمدن سردرگمی جلو گیری کرده و میتواند عامل مهمی در جهت ارتقا کیفیت زندگی فرد باشد.

چه کسانی به ماتریس آیزنهاور نیاز دارند؟

• فردی که از زیر بار مسئولیت ها شانه خالی کرده و از وظایفی که به او محول میشود، طفره میرود.
• فردی که بعد از انجام تمامی کارهای خود نسبت به کارهای انجام شده احساس بدی دارد و فکر میکند که کار خود را درست انجام نداده است.
• فردی که به دلیل کمبود وقت و نداشتن حوصله کافی نتوانسته به اهداف خود دست یابد.
• فردی که هیچ برنامه ای مبنی بر انجام فعالیت های خود ندارد.

لازم به ذکر است که چنین افرادی میتوانند بدون نگرانی و تنها با بهره گیری از ماتریس آیزنهاور زندگی خود را از نو ساخته و به فردی مفید و با برنامه تبدیل شوند. در ادامه یکی دیگر از مقالات ما به نام “مدیریت زمان چیست؟” را ملاحظه میکنید. تیم آلفاکوچ تلاش دارد تا با مقالات مفید مقوله مدیریت زمان را شفاف سازی کرده و کمک رسان افرادی باشد که بدنبال افزایش بهره وری هستند.

مقاله مرتبط : مدیریت زمان چیست؟ 

نحوه به کار گیری ماتریس آیزنهاور چگونه است؟

طبق روال عادی افراد موفق، قبل از انجام دادن هر کاری، لیستی از وظایفی که باید انجام دهید را تهیه کنید. بهتر است سعی کنید لیست خود را معقولانه نوشته و درگیر جزئیات و کارهای بی ثمر نشوید. پس از تهیه کردن لیست، همه ی موارد را یکی یکی بررسی کرده و زیرمجموعه ای از چهار مورد اساسی زیر قرار دهید:

• کارهای مهم و فوری
• کارهای مهم ولی غیرفوری
• کارهای غیرمهم ولی فوری
• کارهای غیرمهم و غیرفوری

در ادامه به بررسی دقیق این 4 نکته میپردازیم: ( نمودار آیزنهاور)

منظور از کارهای مهم و فوری چیست؟

منظور از کارهای مهم و فوری میتواند دو دسته از کارها باشد. کارهایی که در دقیقه 90 انجام میدهیم و کارهایی که معمولا نمیتوان آنها را از قبل پیش بینی کرد و به صورت خیلی اتفاقی پیش می آیند. برای انجام کارهای دسته اول میتوانید از موکول کردن کارها به زمان دیگر خودداری کنید. سوال اصلی در مورد کارهای اتفاقی دسته دوم است! افراد میتوانند به هنگام برنامه ریزی و اولویت بندی کارهای روزانه خود، فعالیت های مهم و ضروری که بازه زمانی محدودی نیز دارند را در این مکان قرار داده و از این بابت که قرار نیست در صورت مواجهه با فعالیت ناگهانی غافلگیر شوند، اطمینان حاصل کنند.

مثال هایی در مورد کارهای مهم و فوری:

• درست کردن پرینتری که در محل کار یکدفعه خراب شده است.
• نوشتن تمرینات درسی که استاد هنگام تدریس از دانشجو میخواهد.
• انجام دادن کار های پیش پا افتاده که در طول یک ماه انجام داده نشده اند.

حتی برای بسیاری از افرادی که روزانه با برنامه ریزی و به صورت مرتب کارهای خود را انجام میدهند نیز گاهی کارهای مهم و فوری پیش می آید.

منظور از کارهای مهم و غیر فوری چیست؟

منظور از کارهای مهم و غیر فوری آن دسته از کارها است که فرد با انجام دادن آن ها میتواند به اهدافی که از قبل مشخص کرده دست یافته و کارهای مهم خود را نیز انجام دهد. همه ی افراد باید برای انجام دادن کار های خود زمان مناسبی را برای به آنها اختصاص دهند تا به موقع تمامی کار های خود را به انجام رسانند. همیشه با کمک استراتژی های مشخص کارهای تان را پیش ببرید. استراتژی به شما کمک میکند تا در مسیری که برای خود تعیین کرده اید باقی بمانید.

منظور از کارهای غیر مهم ولی فوری چیست؟

منظور از کارهای غیر مهم ولی فوری مجموعه ای از کارهایی است که باعث میشوند تا از مسیر رسیدن به اهداف خود دور شوید. برای مثال زمانی که کسی هنگام کار کردن از شما درخواست میکند که در کارهایش به او کمک کنید، میتوانید با گفتن نه به آن فرد، هم از انجام دادن کارهای خود عقب نمانید و هم به آن شخص کمک کرده باشید که مسئولیت پذیرتر باشد. مثال دیگر: زمانی که سر کار مشغول به کار هستید یکی از همکارانتان از شما درخواست میکند تا کار کردن در محیط پاورپوینت را برایش آموزش دهید، میتوانید در این هنگام نیز با پیشنهاد دادن مقاله ای، او را تشویق کنید تا خودش بتواند نحوه کار با پاورپوینت را یاد بگیرد.

منظور از کارهای غیر مهم و غیر فوری چیست؟

در اصل نمیتوان این این دسته از فعالیت ها را به حساب کار گذاشت! با انجام چنین کارهایی فقط وقت خودتان را تلف میکنید پس سعی کنید که از انجام این کارها دوری کنید. در بعضی مواقع کارهای غیر مهم و غیر ضروری آن دسته از کارهایی هستند که دیگران از شما میخواهند تا انجام دهید یا به نحوی به آن ها کمک کنید. پس خیلی رک و با مهربانی انجام آن کار را قبول نکنید.

نکات مهم پیرامون ماتریس آیزنهاور

• در هر یک از 4 قسمت ماتریس بیشتر از 10 کار قرار ندهید.
• کارهایی را که به افراد دیگر موکول کرده اید، پیگیری و رسیدگی کنید.
• برای خودتان اولویت هایی داشته باشید و هرگز اجازه ندهید کسی دیگر برای شما تعیین تکلیف کند.
• میتوانید با ترک عادات بد خود بهتر و حواس جمع تر روی کار خود تمرکز کرده و به اهداف خود دست یابید.
• هر شب قبل از خواب برنامه ریزی کنید و برنامه خود را بنویسید و صبح بعد از خواب دوباره برنامه خود را مرور کنید.
• برای خود لیست وظایف داشته باشید، وظایف خود را بنابر ضرورت آنها اولویت بندی کنید و نسبت به این وظایف مسئولیت پذیر باشید.

خلاصه عملکرد و اصول ماتریس آیزنهاور چیست؟

با کمک ماتریس آیزنهاور افراد میتوانند زمان صرف شده ی روزانه خود را محاسبه کرده و معین کنند که برای چه کاری؟ چه مدت زمانی؟ و چه تمرکز مشخصی؟ اختصاص دهند. با این کار صرفه جویی در زمان چشمگیر خواهد بود و این به تنهایی باعث بالا رفتن بهره وری فرد میشود.

نتیجه گیری:

در بین تعاریف مختلفی که برای مدیریت زمان وجود دارد. میتوان از مدیریت زمان “به عنوان تلاشی برای به دست آوردن زمان بیشتر” یاد کرد. معمولا افرادی که به صورت فشرده کار میکنند یا روزانه تقریبا 8 ساعت میخوابند و پشت سر هم مشغول انجام دادن فعالیت های خود هستند، جزو افراد با مهارت بالای مدیریت زمان شناخته میشوند. ماتریس آیزنهاور یا همان تکنیک فوری آیزنهاور به افراد کمک میکند تا بتوانند با اولویت بندی، زمان خود را مدیریت کنند.

تیم آلفا کوچ به کمک تمامی اساتید با تجربه خود میتواند شما عزیزان را در نحوه صحیح اولویت بندی و مدیریت زمان یاری کند.