مدیریت زمان چیست؟

مدیریت زمان

با مدیریت زمان شما یاد میگیرید که چگونه بتوانید روزانه وقت خود را بین فعالیت های مختلف تقسیم بندی کنید. افراد سرشناس و موفق جهان به مهارت های مدیریت زمان اهمیت بسیار زیادی میدهند. مطمئنا شما نیز میتوانید با به کار گیری این مهارت و با برنامه ریزی زمانی دقیق به اهدافتان دست یافته و در نهایت موفق شوید. مثلا میتوانید بجای توجه کردن به فعالیت هایی که در طول روز انجام میدهید به نتایج فعالیت های خود نیز توجه داشته باشید! لازم بذکر است که مشغله ی زیاد به معنی موفق بودن فرد نیست! موارد زیادی پیش می آید که دقیقا برعکس این اتفاق روی میدهد.

چرا از مهارت‌ مدیریت زمان استفاده کنیم؟

اساسا برای داشتن تعادل مناسب بین کارهای روزانه خود همانند: پول درآوردن، درس خواندن، تفریح و… باید مهارت های مدیریت زمان را فراگرفته و به کار ببرید. هنگامی که در برابر کارها استرس دارید و احساس میکنید که کارها آنگونه که میخواهید پیش نمی رود میتوانید با به کار گیری مهارت مدیریت زمان به اهداف خود دست یابید. بعنوان مثال روزانه میتوان برای مرور درس ها، انجام پروژه های کاری و یا هر عمل دیگری مدیریت زمان داشت تا بتوان با برنامه ریزی کارهای خود را انجام داد و به نتیجه موردنظر دست یافت.

آیا می‌توان زمان را مدیریت کرد؟

شاید به نظر بسیاری از افراد مدیریت زمان یک امر غیر ممکن باشد اما در عین حال بعضی افراد نیز بر این عقیده اند که این مهارت یک روش بسیار منطقی و مفید است. برخلاف نظر عموم افراد، زمان فقط یکی از “عوامل مدیریت زمان” است! اساسا عامل اصلی در پروسه مدیریت زمان “اولویت های شخصی” هر فرد است. هر انسانی بنابر خصوصیاتی که دارد و محیطی که در آن بزرگ شده است، چرخه مفید و بهره وری خاص خود را داشته و میتواند با روش اختصاصی خود زمانش را مدیریت کند.

مهارت‌های لازم برای مدیریت زمان

قبل از همه چیز باید اهداف تان مشخص باشد. سپس باید مهارت هایی همانند نحوه اولویت بندی، تمرکز کردن بر روی کارهای ضروری و مهم، داشتن نظم در برنامه کاری، نوشتن لیستی از کارهایی که باید انجام دهید و مسائل مرتبط را فرا گیرید. پس از این مرحله شما به فردی تبدیل میشوید که ارزش زمان را میداند و در جهت مدیریت آن گام برمیدارد. در ادامه  به ارائه چند تکنیک در جهت مدیریت زمان میپردازیم:

مقاله مرتبط : هدف گذاری و موفقیت

طوری برنامه ریزی نکنید که زندگی شخصی تان به هم بریزد.

اول از همه تمامی کارهایی را که میخواهید انجام دهید لیست بندی کنید. سپس به هر فعالیت بسته به اولویت زمانی آن شماره بدهید، مثلا اگر کاری را باید تا چند ساعت دیگر انجام دهید، شماره یک را بدهید. در نهایت بنابر درجه اهمیت هرکدام، آن ها را مرتب کنید و برای خود برنامه روزانه بریزید.

از انجام همزمان چند کار خودداری کنید.

اساسا تمامی افراد خواستار به دست آوردن موفقیت هستند و همیشه سعی میکنند با همزمان انجام دادن کارها از برنامه روزانه خود جلو بزنند! برای مثال دانشجویی همزمان با نگاه کردن به کلاس های آنلاین برای شبکه اجتماعی خود تولید محتوا نیز انجام میدهد. بهتر است بدانیم که گاهی علاوه براینکه همزمان انجام دادن کارها هیچ منفعتی ندارد بلکه باعث میشود در بازه زمانی که دو کار را میخواهیم همزمان پیش ببریم، نتوانیم هیچ کدام از کارها را بدرستی انجام دهیم!

مسئولیت بیش از اندازه بر گردن نگیرید.

هیچوقت بیش از اندازه مسئولیت قبول نکنید. زمانی که برای انجام کارهای روزانه برنامه ریزی میکنید بعضی از این کارها را به دوستان یا همکاران خود واگذار کنید و با خیال راحت به بقیه کارهایی که باید انجام دهید برسید.

تمرکز خود را بر روی کاری که انجام میدهید، بگذارید.

سعی کنید از چیزهایی که باعث حواس پرتی تان به هنگام کار کردن میشود دوری کنید یا آن ها را به حداقل برسانید. برای مثال کمتر تلفن همراه خود را چک کنید و یا هنگامی که کاری انجام میدهید که نیازمند تمرکز است در محیط های آرام حضور داشته باشید.

زمان خود را هنگام انجام دادن کارها محدود کنید.

برای هر کاری که میخواهید انجام دهید محدوده ی زمانی مشخص کنید. با این کار شما انگیزه بیشتری جهت تمام کردن آن کار پیدا میکنید و میتوانید به موقع کارهایتان را انجام دهید. با توجه به قانون پارکینسون “انجام دادن یک فعالیت تا زمانی طول میکشد که زمان انجام دادنش به اتمام رسیده باشد”.

فضایی مرتب برای کار کردن انتخاب کنید.

معمولا افراد این مورد را بی ارزش میدانند ولی بنابر تحقیقات انجام شده، افراد معمولا هنگام کار کردن به اشیا دور و بر توجه میکنند و بیشتر حواس پرتی ها بخاطر اشیا  و اصوات اطراف میباشد. پس به مرتب بودن محیط کاری تان دقت داشته باشید.

لیست حواس پرتی برای خود بنویسید.

زمانی که مشغول به کار هستید ممکن است بعضی افکار به ذهنتان بیاید. این احتمال وجود دارد که بعدا آن را فراموش کنید پس بهتر است زمانی که چیزی به ذهنتان آمد آن را یادداشت کنید تا هنگام اتمام کارتان بتوانید به آن رسیدگی کنید.

برای تمامی کار ها راه حل های مختلفی داشته باشید.

بنابر اهمیت موضوع میتوانید درباره ی راه های مختلف انجام کار، تصمیم بگیرید. گاهی اوقات نیاز به صحبت با فردی دارید و جلسه ملاقاتی را ترتیب میدهید، میتوانید بجای ملاقات حضوری از تماس تلفنی یا پیام متنی کار خود را انجام دهید.

نسبت به هر کاری دسته بندی مناسب داشته باشید.

تمامی فعالیت ها را نوشته و بعد از اولویت بندی، کارهایی را که شبیه یکدیگر هستند کنار هم بگذارید تا بتوانید سریع تر آن ها را انجام دهید. برای مثال اگر در طول هفته چند ساعت کلاس دارید سعی کنید زمان آن ها را طوری تعیین کنید که ترجیحا در یک زمان خاصی از هفته قرار بگیرند.

هیچوقت کاری را که شروع کرده اید ناقص رها نکنید.

با توجه به این که اگر کاری را ناقص انجام دهید دائما فکرتان پیش آن کار خاص می ماند. پس رها کردن نیمه تمام کارها باعث میشود تا شما نتوانید تمام تمرکز و انرژی خود را روی اعمال دیگر بگذارید.

چگونه میتوان فهمید که مدیریت زمان ضعیفی دارید؟

با در نظر گرفتن نکات زیر میتوانید به این نتیجه برسید که مدیریت زمان ضعیفی دارید و برنامه ها طوری که میخواهید پیش نمیرود:

• تاخیر داشتن

در اغلب کارهای خود تاخیر دارید همیشه به امتحانات، قرار های کاری، قرار ملاقات با آشنایان و… دیر میرسید و هیچوقت به موقع در جایی که قول داده اید حضور پیدا نمیکنید.

• عجله ای بودن

افرادی که دائما به همه جا دیر میرسند با گذر زمان به انسان های عجولی تبدیل میشوند. آن ها فقط نگران این هستند که مبادا زمان بگذرد و نتوانند کار های خود را به موقع انجام دهند.

• نیمه رها کردن کارها

اگر در انجام دادن کارهایتان همیشه به مشکل برمیخورید و بیشتر اوقات کارهایتان را نیمه رها میکنید باید به مقوله ی مدیریت زمان جدی تر بنگرید.

• همزمان انجام دادن کارها

اساسا احتمال اینکه افرادی که چند کار را همزمان انجام میدهند، نتوانند از عهده تمامی فعالیت ها بربیایند بسیار زیاد است. این امر حاکی از ضعیف بودن مدیریت زمانی فرد میباشد. اغلب افرادی که چند کار را به صورت همزمان انجام میدهند مهارت برنامه ریزی خوبی ندارند.

اتلاف زمان در زندگی روزمره

زمانی که میخواهیم با ارقام و بصورت دقیق درمورد زمان از دست رفته خود در طول روز صحبت کنیم شرایط متفاوت تر از قبل میشود. همانطور که قبلا هم شنیده اید “وقت طلاست” پس باید برنامه ای منظم برای خود داشته باشیم. طبق مطالعات انجام شده در دانشگاه کالیفرنیا توسط گلوریا مارک به ازای هر وقفه ایجاد شده در برنامه ریزی روزانه تان، بین 23 الی 25 دقیقه طول میکشد تا ذهن شما دوباره آماده به کار شود! این تحقیقات توسط بیشتر محققان نیز تائید شده است.

چند نرم افزار کاربردی برای مدیریت زمان :

گرچه برای مدیریت زمان روزانه میتوان از یک قلم و کاغذ ساده استفاده کرد ولی با بهره بردن از برنامه های کاربردی وب و اپلیکیشن نیز میتوانید پروسه ی مدیریت زمان را جذاب تر از قبل کرده و از این کار لذت ببرید. در ادامه چند نمونه از این ابزار ها را معرفی میکنیم:

• Wunderlist نرم افزار واندرلیست
• todoist  نرم افزار تودویست
• trello  نرم افزار تریلو
• Tesco  نرم افزار تسکولو
• onenote  نرم افزار وان نوت

در نهایت باید بدانیم که برخلاف نظر بیشتر افراد که مدیریت زمان را مسئله ای پیچیده میدانند و فکر میکنند نمیتوانند اینکار را انجام دهند، مدیریت زمان کاری بسیار آسان و در عین حال لذت بخش است که باعث ایجاد حس خوب میشود زیرا با مدیریت زمان خوب مطمئن هستید که زمان خود را صرف مسائل بیهوده نکرده و تمامی کارهای خود را نیز به انجام رسانده اید.

تیم آلفاکوچ به عنوان همراهی در کنار شما با ارائه ی خدمات کوچینگ فردی و موفقیت و تحصیلی به مقوله ی مدیریت زمان پرداخته و با کمک اساتید باتبحر خود در مسیر راهنمایی شما عزیزان تلاش میکند.